Een dag in het leven van een Matching Coördinator: Nena Dijkstra vertelt

Onze Matching Coördinatoren werken in het operationele hart van onze organisatie. Als verbinders van onze hoogopgeleide consultants en opdrachtgevers zijn ze verantwoordelijk voor het beheer van alle binnenkomende aanvragen. Ze bewaken het proces dat daarop volgt, van de zoektocht naar een geschikte én beschikbare consultant, tot het voorstellen en starten van deze collega bij de klant. Zij zijn daarom als geen ander binnen Talent&Pro op de hoogte van de afspraken in onze mantelovereenkomsten. Met die kennis bedienen zij dagelijks ruim 100 organisaties en 1000 T&P’ers. Onze Matching Coördinatoren maken zo het verschil voor onze organisatie, onze consultants en onze opdrachtgevers. Elke dag weer. Hoe zo’n dag vol deadlines, overleg, supersnel schakelen en de daaruit resulterende blije gezichten er precies uit ziet? Dat vertelt Matching Coördinator Nena Dijkstra.

De Matchingmailbak

Hoe mijn werkdag eruit ziet als Matching Coördinator? Ik kan in ieder geval zeggen dat dit regelmatig ook voor mij een verrassing is. Mijn werkdag begint altijd met een rondje langs de berichten in de “Matchingmailbak”. Vervolgens probeer ik een inschatting te maken van hoe mijn dag eruit gaat zien. Ik zeg “proberen”, want als Matching Coördinator weet je nooit wat er in de loop van de dag binnenkomt. Vandaag ziet mijn to do-lijstje er (voorlopig) als volgt uit:

• Opvoeren van projecten in het systeem
• Consultant [*****] voorstellen op een binnengekomen aanvraag bij verwachte akkoord van Account Manager [**********]
• Terugkoppeling van eerder gevoerde intakegesprekken opvragen 
• Salesoverleg business unit Schade, Zorg & Inkomen bijwonen

Dagstart om 9.00 uur stipt

Om 9.00 uur trappen mijn mede-Matching Coördinatoren, onze teammanager Koen en ik standaard af met een dagstart. We informeren elkaar over welke aanvragen binnen zijn gekomen, of wij een consultant of een interimmer denken voor te stellen, we houden elkaar op de hoogte over lopende voorstellen en we juichen natuurlijk samen als er weer een medewerker is die mag starten op een gave opdracht.

Consultants begeleiden van aanvraag tot intake

Na de dagstart stel ik één van onze consultants voor op een aanvraag die wij gisteren ontvingen van een opdrachtgever. Haar People Manager informeerde me over haar beschikbaarheid en mogelijke match. Ik heb het voorstel nagekeken en de informatie gedeeld met de Account Manager van dienst. Deze heeft mij zojuist laten weten dat het voorstel richting de opdrachtgever mag. Ik stel de consultant in de portal van de opdrachtgever voor en houd de komende dagen in de gaten welke reactie wij op het voorstel krijgen.

Nieuwe medewerker in dienst!

Vanuit HR heb ik inmiddels het bericht ontvangen dat er een nieuwe consultant in dienst is gemeld. Tof, weer een kans om een Talent en klant met elkaar te matchen! Sterker nog, deze collega is al tijdens de onboarding voorzien van een opdracht. Ik maak in onze systemen een “project” op zodat hij straks de gemaakte werkuren kan registreren die hij bij de klant heeft gemaakt. Vanuit het systeem stuur ik ook direct een bevestiging naar de opdrachtgever voor de inzet van deze medewerker. Daarna sluit ik zoals gepland aan bij het Salesoverleg van de unit Schade, Zorg & Inkomen. Samen met de Unit Manager en Account Managers nemen wij de openstaande aanvragen door.

Nog even een deadline aan het eind van de dag

Tijdens het Salesoverleg ontvang ik van een Account Manager uit een andere unit een appje, belletje én mailtje. Goed nieuws! Een van onze Pro’ers mag aanstaande maandag al starten. Wel met het kleine voorbehoud dat wij vandaag nog de screening delen met de opdrachtgever. Geen probleem natuurlijk. Zodra het overleg voorbij is duik ik achter mijn laptop om het te regelen. Ik vraag de betrokken People Manager om vandaag nog achter de screening aan te gaan bij de consultant en zet alvast alle andere documenten klaar die nodig zijn voor de start van de opdracht. Zodat wij bij groen licht meteen alles naar de opdrachtgever kunnen doorzetten en de onboarding ook daar soepel van start kan. Aan het einde van de dag krijg ik nog een telefoontje van een andere Account Manager. “Er komt een grote aanvraag aan van een nieuwe klant.” We plannen gelijk een afspraak in voor morgenvroeg om de koppen bij elkaar te steken. Daarna klap ik tevreden met de vangst van vandaag mijn laptop dicht.

Je carrière als Matching Coördinator starten?

Dat kan! Voor hoogopgeleide starters hebben we bij Talent&Pro nu ook het traineeship Recruitment. Waarin jij als hoogopgeleid talent ervaring opdoet in het hart van ons ontwikkelbedrijf. Solliciteer nu en stroom na het traineeship door naar de rol van Account Manager, People Manager of Recruitment Specialist!